Kalendererstellung – Warum Planmaker besser als Excel ist

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel erfreut sich einer großen Verbreitung, weshalb es praktisch eine monopolartige Stellung einnehmen konnte. Doch hat dies mittlerweile dazu geführt, dass es nicht mehr mit dem großen Ehrgeiz wie zur Anfangszeit weiterentwickelt wurde, weshalb sich so manche Aufgabe nur umständlich mit den vorhandenen Funktionen umsetzen lässt. Dies beweist Planmaker vom deutschen Unternehmen Softmaker, mit dem die Umsetzung eines ewigen Kalenders weit einfacher gelingt.

Ob Privat oder im Büro – Jahreskalender erfreuen sich großer Beliebtheit. Diese werden oft mit Zusatzinformationen, wie etwa Geburtstagen, Urlaubszeiten oder Eventterminen ergänzt. Da diese Arbeiten jedes Jahr anfallen und zum Eintragen ein gewisser Zeitaufwand nötig ist, macht es Sinn, einen derartigen Kalender selbst zu erstellen.

Dazu eignet sich bestens ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie es von vielen Herstellern angeboten wird. Ganz besonders einfach ist diese Aufgabe mit Planmaker zu erledigen, das seit Februar 1995 vom deutschen Unternehmen Softmaker für Windows angeboten wird. Mittlerweile gibt es das Programm auch für Linux, Mac, Android und iOS.

Von den Entwicklern wurde Planmaker stetig weiterentwickelt, weshalb es heute durchaus mit Excel mithalten kann und in manchen Bereichen sogar überflügelt hat. So beispielsweise bei den Datumsfunktionen, die wesentlich leichter handhabbar sind, als diejenigen Funktionen von Excel. Damit ist es sehr zeitsparend möglich, entsprechende Kalkulationsprogramme zu entwickeln, in denen Datumsfunktionen benötigt werden.

Die Berechnung der Kalenderwoche ist in beiden Programmen auf fast identische Weise möglich: Während in Excel der Befehl „=ISOKALENDERWOCHE(ZELLE)“ verwendet wird, nutzt Planmaker dazu den Befehl „=ISOWOCHE(ZELLE)“, wobei für ZELLE die Position derjenigen Zelle einzutragen ist, die ein Datum enthält.

Bei der Ermittlung des Wochentags setzen beide Programme auf die Funktion „=WOCHENTAG(ZELLE)“. Diese liefert allerdings nur eine Zahl zurück, die sich aus dem Sonntag als Starttag der Zählung ergibt. Die Zahl 4 bedeutet demnach, dass es sich beim Datum 7.1.2026 um den Mittwoch handelt, da es inklusive Sonntag vier Tage bis Mittwoch sind.

Um den Wochentag als Text zu bekommen, muss die Zelle entsprechend formatiert werden, wozu in beiden Programmen zunächst ein Rechtsklick auf die zu formatierende Zelle erfolgen muss. In Planmaker wird nun aus dem Kontextmenü der Eintrag „Zelle“ per Linksklick angewählt und anschließend die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aktiviert.

Nun genügt ein Klick auf den Eintrag „TTT“, um die Zelle entsprechend zu formatieren, damit dort künftig anstatt der Zahl der Wochentag angezeigt wird.

Doch wird kurz darauf die Feinarbeit sichtbar, die Planmaker bei Datumsbefehlen benutzerfreundlicher als Excel macht. So ist beispielsweise die Berechnung des Ostersonntags in Planmaker mustergültig einfach, während dies in Excel eine echte Herausforderung ist, da der Überblick über eine dort nötige Bandwurmformel leicht verlorengeht.

Somit wird mit der Funktion „FEIERTAG(2027;0)“ der Karfreitag im Jahre 2027 berechnet, während mit FEIERTAG(2028;6) das Datum für Fronleichnam im Jahre 2028 berechnet wird.

Das ist eine hervorragende Arbeit, die hier von den Planmaker-Entwicklern geleistet wurde. Diese fein ausgearbeiteten Datums-Funktionen erlauben eine problemlose und zügige Erstellung individueller Kalender, wozu in Excel deutlich mehr Aufwand getrieben werden muss.

Damit gleiche Kalenderwochen nicht mehrmals in das Tabellenblatt eingetragen werden, muss eine bedingte Formatierung vorgenommen werden, was über die gleichnamige Funktion vorgenommen wird.

Die Formel WOCHENTAG(Datum [; Modus]) liefert den Wochentag eines Datums in Form einer Zahl von 1 bis 7 beziehungsweise 0 bis 6. Über das optionale Argument Modus kann festgelegt werden, welche Ergebnisse diese Funktion liefern soll.

Ist Modus 1 aktiv oder nicht angegeben, liefert die Funktion Werte von 1 (=Sonntag) bis 7 (=Samstag).

Ist Modus 2 aktiv, liefert die Funktion Werte von 1 (=Montag) bis 7 (=Sonntag).

Ist Modus 3 aktiv, liefert die Funktion Werte von 0 (=Montag) bis 6 (=Sonntag).

Werden Regeln auf die Wochentage gelegt, so können mit dem Eintrag =WOCHENTAG($N31)=1 der Sonntag und mit =WOCHENTAG($N31)=7 der Samstag farblich unterschiedlich hervorgehoben werden.

Dabei ist zu beachten, dass die oberste Formel die höchste Priorität besitzt!

Geburtstage lassen sich problemlos über die Datumsfunktionen von Planmaker verwalten. Wesentlich einfacher ist es jedoch, diese direkt in ein entsprechendes Formular einzutragen und jeweils einen Verweis auf das entsprechende Kalenderblatt zu legen.

Feiertage sind oft feste Tage im Jahr, sind jedoch auch ab und an davon abhängig, auf welchen Tag der Ostermontag fällt. Dieser Tag kann in Planmaker mit folgender Formel berechnet werden: =FEIERTAG(JAHR(B2);1), wobei zahlreiche Typen in dieser Funktion zur Auswahl stehen, um einen gewünschten Feiertag zu ermitteln:

Um einen Kalender zu erstellen, der automatisch mit entsprechenden Feiertagen versehen wird, lassen sich immer wiederkehrende Feiertage in Planmaker über die Funktion SVERWEIS aus einer Tabelle entnehmen und in die passenden Zellen übertragen.

Beispielsweise prüft =SVERWEIS(C4;Feiertage!$B$1:$C$49;2;0), ob in einer Matrix sich das gesuchte Datum befindet und fügt den in der zweiten Spalte rechts vom gefundenen Datum stehenden Text in diejenige Zelle ein, in der sich der SVERWEIS-Befehl befindet.

Wird ein Kalender beruflich genutzt, so sind dort nicht nur Urlaubszeiten, sondern auch Kunden- oder Messebesuche von Interesse. Die Angaben lassen sich auf ähnlich einfache Weise handhaben, wenn dazu ein eigene Tabellenblatt verwendet wird, wie es auch bei den Geburtstagen Verwendung fand.

Wird nun der Button „Vorschau…“ angeklickt, so öffnet sich ein Fenster, in dem alle ausgewählten Kalendermonate durchgeblättert werden können.

Der nachfolgende Button erlaubt den Download eines Kalenders im pmdx-Format von Planmaker. Diese Datei ist ungeschützt und kann für eigene Zwecke frei angepasst werden. Da keine Makros verwendet wurden, sollte die Tabelle auch mit der FreeOffice-Version von Planmaker funktionieren.